Die Fördermittellandschaft leidet unter einem grundlegenden Mangel an strategischer Gesamtsteuerung. Auch innerhalb der Verwaltungen fehlen Strategien für ein effektives Fördermittelmanagement. Kommunen empfinden das Thema als unübersichtlich und stehen vor der Herausforderung, ein internes Fördermittelmanagement aufzubauen. Dadurch verzichten viele Kommunen auf Fördermittel, obwohl diese ein wichtiges Finanzierungsinstrument darstellen. Wir haben über diese Entwicklung und digitale Lösungen mit Stephan Lübke gesprochen, Geschäftsführer vom Institut für Public Management aus Berlin.

Welche Bedeutung hat strategisches Fördermittelmanagement?

In der derzeit angespannten finanziellen und personellen Lage ist ein strategisches Fördermittelmanagement von entscheidender Bedeutung. Durch ein effektives und effizientes Beantragen von Förderungen können Kommunen zusätzliche Ressourcen für ihre Projekte gewinnen. Dies kann nicht nur aktuell für Entlastung sorgen, sondern auch die Zukunftsfähigkeit der Kommunen stärken.

Dabei kann auch eine Software unterstützen, aber was muss ich vor dem Einsatz einer Software innerhalb der Verwaltung beachten?

Die Implementierung eines Fördermittelmanagements ist ein komplexer Prozess, bei dem die Einführung einer Software nur einen kleinen Teil darstellt. Zunächst ist es wichtig, die Struktur und die Abläufe der eigenen Verwaltung zu verstehen, um zu entscheiden, ob ein zentrales oder dezentrales Fördermittelmanagement geeignet ist. Dabei müssen Fragen wie "Wer sind die Beteiligten?" geklärt werden. Dies können beispielsweise Sachbearbeiter im Fachamt, externe Prüfbehörden oder Fördermittelgeber sein. Es ist essenziell, die Bedürfnisse und Berichtspflichten zu identifizieren und festzulegen, welche Auskunftspflichten gestaltet werden sollen.

Im Zentrum steht die Kommunikation: Alle Beteiligten müssen einbezogen und über die Einführung des Fördermittelmanagements sowie dessen Nutzen informiert werden. Bevor eine Software eingeführt wird, müssen Meilensteine und ein Zeitplan festgelegt werden. Es müssen Fragen geklärt werden, wann und wie Fremdsysteme angebunden werden. All diese Überlegungen führen letztlich zur Erstellung eines Lastenhefts. Es ist entscheidend, die eigene Organisation in Bezug auf die Beantragung, Bearbeitung und den Verwendungsnachweis von Fördermitteln sowie die Zusammenarbeit der verschiedenen Bereiche zu kennen, um die Software optimal anpassen zu können.

Welche konkreten Vorteile bringt der Einsatz einer Software?

Eine Software lohnt sich grundsätzlich, weil sie einen besseren Überblick verschafft und Klarheit darüber bringt, wie der Prozess der Fördermittelbearbeitung organisiert ist, was allen Beteiligten zugutekommt. Ein einheitlicher Prozess mit klaren Zuständigkeiten in der gesamten Verwaltung wird etabliert. Zwar ist die Einführung einer Software zunächst mit erheblichem Aufwand verbunden, doch sobald sie läuft, digitalisiert sie das Verwaltungshandeln, was den Papierverbrauch reduziert und die Aufwände verringert.

Zusätzlich bietet eine Software verbesserte Übersicht, erweiterte Auswertungsmöglichkeiten und Berichte für die Verwaltungsleitung, die zu besseren Entscheidungen beitragen können, beispielsweise bei der Teilnahme an Förderprogrammen. In der Bearbeitung wird eine hohe Qualität erreicht, was zu mehr Rechtssicherheit, der Einhaltung von Terminen und letztlich zu weniger Fehlern führt.

Nicht nur eine Software kann unterstützen – in ihren Webinaren betonen Sie auch regelmäßig die Bedeutung eines Fördermittelmanagers. Warum ist diese Rolle so wichtig und welche Aufgaben erfüllt ein Fördermittelmanager?

Die Position des Fördermittelmanagers wird oft unterschätzt, obwohl das Aufgabenspektrum äußerst vielfältig und umfangreich sind. Die Mitarbeitenden müssen die Fördermittellandschaft – oft als „Fördermitteldschungel“ bezeichnet – stets im Blick behalten. Das bedeutet, dass sowohl die verfügbaren Fördermittel als auch die spezifischen Bedürfnisse der Kommune und die entsprechenden Finanzierungsmöglichkeiten bekannt sein müssen. Ein zentraler Aspekt der Tätigkeit ist die Beratung: Der Fördermittelmanager informiert über neue Fördermöglichkeiten und unterstützt bei der Ermittlung des Bedarfs für Fördermittel.

Die Kommunikation nach außen ist ebenfalls ein wichtiger Teil der Arbeit. Das Fördermittelmanagement steht in Kontakt mit Fördermittelgebern, vernetzt sich mit anderen Fördermittelmanagern und begleitet Fachbereiche bei der Antragsstellung. Dazu gehört die gemeinsame Erarbeitung von Fördermittelanträgen, Unterstützung bei Projektkalkulationen und die Erstellung von Projektplänen.

Das Fördermittelmanagement behält den Überblick über den Status aller Anträge und erstellt bei Bedarf Reports. Auch die Unterstützung bei der formalen Abwicklung des Zuwendungsbescheides und bei der Erstellung des Verwendungsnachweises ist Teil des Verantwortungsbereichs.

Gibt es, neben der Digitalisierung, der Prozessoptimierung und dem Aufbau einer Fördermittelstelle, noch weitere Möglichkeiten, um die Effizienz eines Fördermittelmanagements zu verbessern?

Dabei denke ich sofort an den Begriff der interkommunalen Zusammenarbeit. Gerade für kleinere Gemeinden kann es sinnvoll sein, eine gemeinsame Fördermittelstelle mit anderen Kommunen zu betreiben, um Ressourcen zu bündeln und Synergien zu nutzen. Darüber hinaus gibt es Netzwerke für Fördermittelmanager, die den Austausch und die gegenseitige Unterstützung ermöglichen.

Wichtig ist auch, dass Kommunen ihre Ziele und Bedürfnisse klar definieren, um gezielt geeignete Förderprogramme identifizieren zu können. Ein ganzheitliches und strategisches Fördermittelmanagement ist effizienter als projektbezogene Einzelanträge.

Nicht zuletzt sollte man daran denken, die Mitarbeiter regelmäßig in den Bereichen Förderprogramme, Antragsverfahren und Projektmanagement zu schulen. Durch diese Maßnahmen können Kommunen ihre Fördermittelprozesse optimieren, Ressourcen sparen und mehr finanzielle Mittel für Investitionen und Projekte akquirieren.

Vielen Dank.

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